Para cualquier agencia o freelancer de marketing digital, la eficiencia y la organización son clave para el éxito, y un portal de cliente es una pieza esencial para conseguir esas cualidades. Y aquí donde Kitchen.co entra en juego, un software de portal de clientes diseñado específicamente para centralizar y optimizar la comunicación, colaboración y gestión de proyectos entre equipos y clientes.
Pero espera, no te voy a hacer spoiler. Es mejor que lo leas por ti mism@ en los siguientes párrafos. En este artículo, te voy a contar qué es Kitchen.co, por qué mola tanto y cómo puede transformar la manera en que tu o tu agencia funciona día a día.
Qué es Kitchen.co
Kitchen.co es un software de portal de clientes diseñado específicamente para agencias, el cual centraliza y optimiza la comunicación, colaboración y gestión de proyectos entre equipos y clientes. Básicamente, es como tener una Batcueva digital donde puedes organizar todas tus conversaciones, tareas, facturas y entregables en un solo lugar super eficiente.
Kitchen.co está diseñado para mejorar la productividad y el trabajo en equipo, ofreciendo funciones esenciales como carpetas anidadas para una organización precisa, tableros Kanban que mantienen todo bajo control, y la capacidad de compartir archivos grandes e integrar herramientas externas como Google Drive o Dropbox. Además, con Kitchen.co también puedes emitir facturas y presupuestos personalizados con opciones de pago vía Stripe o PayPal, entre otros.
Como veremos más adelante, Kitchen.co destaca por su facilidad de uso, permitiendo una adopción casi inmediata sin complicaciones. Es decir, la curva de aprendizaje para tus clientes es prácticamente nula.
Quién está detrás de Kitchen.co
Cuando invertimos nuestro dinero y nuestro esfuerzo en adoptar un software para nuestro negocio, es importantísimo ver quién ha desarrollado ese software. Tenemos que preguntarnos cosas como: ¿cuánto llevan en la industria?, ¿qué objetivos tienen para este software?, ¿cuánto van a durar?, y un largo etcétera de inquietudes.
En este caso, Kitchen.co aprueba el examen con sobresaliente. Y es que la empresa que ha desarrollado y mantiene Kitchen.co es 2create.io, una agencia de diseño y desarrollo que lleva en funcionamiento desde 2005. Desde hace un tiempo, aparte de diseñar y desarrollar webs y aplicaciones para clientes, decidieron crear sus propias marcas de productos y servicios, entre los que encontramos htmlBurger, DocuMocu, MailBakery, GraphicMama e In-House Team.
Al tratarse de una empresa con un amplio recorrido en el mundo de productos y servicios web, podemos estar casi seguros (nunca se sabe, obviamente) de que Kitchen.co no va a desaparecer pasado mañana.
Cómo nació Kitchen.co
Kitchen.co nació de la necesidad y el caos de 2create.io. Imagina esto: tres personas intentando manejar una pequeña agencia de diseño web con un solo buzón de correo. ¿Te suena? Pues sí, era un desorden y un estrés total. La carga de trabajo descontrolada y la pésima comunicación con los clientes los tenían tan ocupados que no lograban enfocarse en aspectos importantes como la contratación y la organización, lo que llevó a un agotamiento (burnout) extremo.
Ahogados en este tsunami de trabajo, surgió la idea de crear su propia herramienta para mejorar la comunicación entre proyectos y clientes. Así nació la primera versión de Kitchen, desarrollada en el tiempo libre entre proyecto y proyecto. Y vaya si funcionó… Entre 2010 y 2018, pasaron de ser ese pequeño equipo estresado a tener una agencia con más de 100 desarrolladores y diseñadores, y cerca de 20 expertos gestionando la comunicación a través de Kitchen.
La eficiencia llegó a tal punto que decidieron lanzar la herramienta al público, convirtiendo a Kitchen en un pilar esencial para cualquier agencia que quiera optimizar su gestión de proyectos y comunicación con clientes. Un viaje de estrés a éxito, todo gracias a una idea brillante nacida del caos.
Principales características de Kitchen.co
Kitchen.co es como una caja de herramientas que, en vez de ayudarte a arreglar o mantener una bici, te ayuda a gestionar y centralizar la relación entre tu empresa y tus clientes. Y lo mejor de todo es que lo hace de la forma más sencilla posible.
A continuación te hago un resumen de las principales funcionalidades y características de Kitchen.co.
Organización
Kitchen.co en carpetas, subcarpetas y otros elementos nativos (documentos, chats, tableros, etc.) o externos (enlaces externos incrustados).
Cada carpeta puede utilizarse para un cliente, por ejemplo. Y dentro de cada carpeta, podemos tener:
Subcarpetas para categorizar la información o los proyectos que tenemos con ese cliente.
Conversaciones, que son chats en los que podemos agregar o quitar miembros de nuestro equipo y/o clientes.
Documentos nativos, es decir, documentos de texto con archivos multimedia que puedes crear dentro de la plataforma para crear, por ejemplo, to propia wiki o knowledge base.
Documentos creados externamente, como por ejemplo contratos de servicios, documentos de identidad corporativa, etc.
Facturas o propuestas/presupuestos, que se pueden crear dentro de Kitchen.co.
Tableros de tareas, para organizar todas las tareas de los proyectos.
Hitos (milestones), para controlar los hitos o sprints de los proyectos.
Enlaces externos, por lo que puedes incrustar cualquier cosa que esté online y sea incrustable (Google Docs, dashboards de analítica, informes externos, formularios web, páginas de una web, etc.)
Todo se puede organizar arrastrando los elementos (drag-n-drop) hacia arriba y abajo o soltándolos dentro de otras carpetas.
Gestión de archivos
Puedes cargar archivos externos a cualquier carpeta.
Puedes añadir archivos desde tu ordenador o desde almacenamiento externo (Google Drive, Dropbox o OneDrive).
Puedes dejar comentarios sobre los archivos para que los vean tus compañeros o clientes.
Puedes resolver o eliminar los comentarios como se hace en Google Docs, por ejemplo.
Puedes aprobar o descargar los archivos si es necesario.
Gestión de proyectos
Puedes crear dashboards para gestionar proyectos y tareas a tu antojo.
Puedes visualizar los dashboards como tableros Kanban, tablas o calendarios.
Puedes añadir tareas a las que puedes asignarle responsables (compañeros o clientes), fecha de inicio y fin, tipo/categoría de tarea, tiempo invertido, hito o sprint asignado, descripción, comentarios, archivos adjuntos e incluso tus propios campos personalizados.
Puedes añadir subtareas a cada tarea.
Puedes filtrar tareas según el responsable, el estado de la tarea, su categoría, etc.
CRM, facturas y presupuestos
Puedes crear tu propia base de datos de clientes y contactos con toda su información: nombre de la empresa o contacto, email, teléfono, número de identificación fiscal, etc.
Puedes crear facturas numeradas y asignarlas a clientes de tu base de datos.
En las facturas, puedes añadir o editar:
Artículos (ítems) con descuentos, impuestos, etc.
Datos fiscales de vendedor y comprador.
Fechas de emisión y vencimiento.
Recordatorios.
Divisa.
Pasarelas para pago online.
Notas personalizadas.
Idiomas.
Logo propio.
Etc.
Puedes crear presupuestos personalizados para tus contactos en los que puedes desglosar:
Servicios y productos.
Precios.
Duración del proyecto.
Pago por adelantado.
Divisa.
Fecha de validez del presupuesto.
Nota personalizada.
Etc.
Comunicación interna y externa
Puedes crear conversaciones (similar a chats) ilimitados y hacer cosas como:
Decidir qué miembros (compañeros o clientes) deben estar en el chat.
Compartir archivos adjuntos.
Añadir firmas para los mensajes (como lo harías en Gmail, por ejemplo).
Notificar por email de cada mensaje.
Grabar mensajes de audio.
Crear tareas a partir de mensajes.
Etc.
Puedes sincronizar las conversaciones con los email, de modo que no importa si tus clientes responden desde su email, porque todo aparecerá como parte de la misma conversación.
Puedes crear notas internas para los miembros del chat.
Puedes ver todos los archivos que se han compartido en la conversación.
Branding y personalización
Puedes ocultar el branding de Kitchen.co (marca blanca) y hacer que parezca una plataforma propia de tu empresa.
Puedes utilizar un dominio o subdominio propio.
Puedes crear una página de login personalizada para tus clientes.
Puedes personalizar los colores de la plataforma.
Puedes añadir tu propio logo.
Puedes utilizar tu propio servidor SMTP para enviar notificaciones sin rastro de Kitchen.co
Integraciones
Puedes integrar Kitchen.co mediante webhooks con cualquier plataforma externa ya sea de forma nativa o mediante Pabbly Connect o Zapier.
Puedes conectar almacenamiento online externo utilizando Dropbox, Google Drive o OneDrive.
Puedes conectar Kitchen con aplicaciones de contabilidad como Xero, FreeAgent, Quickbooks y FreshBooks.
Puedes aceptar pagos online en Kitchen.co mediante Stripe, PayPal, Razorpay, Square y 2checkout.
Pros y contras de Kitchen.co
Como ya te comenté en mi review de Nimbus Note, ninguna herramienta es perfecta, ni siquiera Kitchen.co. Así que aquí te presento un resumen breve pero sincero de los puntos fuertes y las posibles áreas de mejora de Kitchen.co. Esto te ayudará a decidir si esta plataforma es el superhéroe sin capa que necesitas para tu agencia o si tal vez debas seguir buscando. ¡Vamos al grano!
Pros
Interfaz limpia y clara
Plataforma extremadamente intuitiva
Software muy flexible gracias a su organización en carpetas y subcarpetas y drag-n-drop.
Funciones de colaboración muy eficientes para equipos y clientes
Opciones de personalización de marca, incluyendo dominio propio (custom domain)
Funciones de facturación y manejo de pagos muy sencillas y eficientes
Soporte al cliente rápido y eficaz
Actualizaciones regulares con nuevas funciones
Precios muy asequibles
Disponible en muchos idiomas. De hecho, fui yo quien hizo la traducción al Castellano (España). 🙂
Contras
No dispone de app para dispositivos móviles
Opciones de informes limitadas
No tiene automatizaciones internas para proyectos y tareas
Falta de una vista de tareas diarias o función de priorización
Ausencia de una página de inicio «Comience aquí» para los clientes
No hay una hoja de ruta (roadmap) de producto visible o pública
Precio de Kitchen.co
El precio de Kitchen.co, aparte de todas las funciones que ofrece, es uno de los puntos más decisivos a su favor. En su página de precios, podemos ver los siguientes planes:
Free ($0/mes): Plan gratuito especialmente atractivo para freelancers o solopreneurs. Con este plan tendrás:
Clientes y proyectos ilimitados
Almacenamiento ilimitado (10MB/archivo)
Proyectos y conversaciones
Tareas y tableros
Documentos
Facturas y presupuestos
Portal del cliente
Agency White-label ($29/mes/usuario): Este plan es perfecto para agencias de cualquier tamaño, ya que tendrás:
Todo lo incluido en Free
Clientes y proyectos ilimitados
Almacenamiento ilimitado (1GB/archivo)
Comentarios y aprobaciones de archivos
Facturas recurrentes
Roles y permisos personalizados
Opciones de branding avanzado
Correos electrónicos sin marca
Dominio personalizado
Dominio de correo electrónico personalizado
Ahora bien, si realmente quieres ahorrar dinero, échale un ojo a esto 👇🏻
Kitchen.co Lifetime Deal (¡un solo pago!)
La mejor opción de pago para disfrutar de Kitchen.co es su lifetime deal. Esto quiere decir que realizarás un solo pago y podrás disfrutar de Kitchen.co para siempre, sin pagar ni un euro (¿dólar?) más. Mola, ¿verdad? Pues estas son las opciones:
Plan Agency White-label con 5 usuarios internos: $299
Plan Agency White-label con usuarios internos ilimitados: $599
Sinceramente, es una locura. Yo tengo el plan de 5 usuarios por $299 y es de las mejores compras que he hecho. Es que en 10 meses y pico ya estás ahorrándote dinero de lo que pagarías por un solo usuario suscribiéndote al plan mensual de pago.
Conclusión
Kitchen.co no es solo un software más de portal de clientes; es una solución integral que ha nacido de la experiencia y el caos real de una agencia. Con su enfoque en la comunicación, organización y gestión de proyectos, Kitchen.co se posiciona como una herramienta imprescindible para las agencias que buscan mejorar su eficiencia y productividad.
Desde su interfaz intuitiva hasta sus amplias opciones de personalización, Kitchen.co ofrece todo lo necesario para que tanto equipos como clientes trabajen de manera más colaborativa y organizada. Además, las opciones de facturación y presupuestos, junto con las integraciones con otras herramientas populares, hacen que sea una elección inteligente para cualquier agencia.
En resumen, Kitchen.co hace que la gestión de proyectos y la comunicación con clientes sea tan eficiente como siempre has deseado. Si tu agencia necesita un impulso en productividad y organización, Kitchen.co podría ser el superhéroe sin capa que estás buscando.
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