En este artículo, te voy a sumergir en el mundo de una de las aplicaciones más queridas (¡por mí!) y versátiles del mundo digital: FuseBase, anteriormente conocida como Nimbus Note.
Desde sus inicios como una app de notas tradicional hasta convertirse en una plataforma de colaboración integral, te voy a hablar de cada rincón de esta increíble herramienta.
Prepárate para descubrir cómo FuseBase ha logrado conquistarme el corazón ofreciendo un espacio único donde la organización, la creatividad y la eficiencia se fusionan en una experiencia inigualable.
¡Ay, qué bonito me ha salido eso!
Qué es Nimbus Note (ahora FuseBase)
FuseBase es una plataforma online de gestión de proyectos, documentos (información) y clientes. Es decir, abarca un amplísimo rango de características: desde crear un documento informativo hasta chatear y colaborar con compañeros de equipo y clientes en un proyecto común.
Antes de 2023, FuseBase era conocido como Nimbus Note, y estaba más enfocada a ser una clásica app de notas al estilo Evernote. Sin embargo, desde finales de 2023, cuando cambiaron su nombre a FuseBase y su imagen, se posiciona mucho más como una herramienta de colaboración interna y externa entre equipos y clientes, con un enfoque muy fuerte en sus funcionalidades como portal de cliente. A pesar de este shift, se trata de un software online ideal para solopreneurs, pequeñas y medianas empresas que necesitan un hub central donde recopilar y escribir información, y gestionar tareas y proyectos, y comunicarse y colaborar con los clientes.
Aquí te dejo un vídeo del canal de YouTube de FuseBase donde se resume en qué consiste:
Cómo y cuándo conocí Nimbus Note (ahora FuseBase)
La primera vez que me crucé con Nimbus Note fue en 2018, cuando lanzaron una oferta en un portal de lifetime deals llamado SaaS Mantra.
Recuerdo que me llamó mucho la atención porque yo usaba Evernote por aquel entonces pero la versión gratuita de Evernote se me empezaba a quedar corta. Por ello, me hice con una cuenta casi sin pensarlo y empecé a utilizarlo.
Sin embargo, la calidad de la aplicación móvil por aquél entonces dejaba mucho que desear y no entendí bien de primeras cómo funcionaba la plataforma en términos organizativos, lo cual me causó confusión a la hora de empezar a crear notas, carpetas y demás.
Por ello, aunque me abrí una cuenta de Nimbus Note en 2018, no sería hasta 2020 que empecé a utilizarla de verdad, justo cuando Evernote se cargó el 90% de funciones de su plan gratuito. Como ya no me quedaba otra, decidí volver a loguearme en Nimbus Note y ver si había mejorado.
Y menos mal que lo hice, porque la app móvil había mejorado muchísimo, especialmente en usabilidad, y por fin, entendí como se organiza la información en la plataforma, que es lo que voy a contar a continuación, ya que no quiero que te pase como me pasó a mí en su momento…
Como está organizado FuseBase
Entender la estructura de FuseBase (o Nimbus) es clave para exprimir su potencial, así que me voy a esforzar para plasmarlo lo más sencillamente posible, ya que a mí al principio me costó un poco.
FuseBase tiene varios sistemas de jerarquía organizativa:
La unidad organizativa superior es lo que ellos llaman organization (organización o empresa). Es decir, si tienes una empresa, todo lo que hagas dentro de esa empresa estará contenido en una organization. Sabiendo esto, ahora debes tener en cuenta que, al crear una cuenta con FuseBase, tendrás dos organizaciones: una personal (con características gratuitas) y otra de empresa (con características premium). La personal es ideal para utilizar como app de notas, si quieres, y la de empresa está enfocada a colaboración con teammates y clientes.
La segunda unidad organizativa se conoce como workspace (espacio de trabajo). Dentro de una organización, encontramos un número determinado (según tu plan de pago) de workspaces. Lo normal es que cada workspace corresponda a un cliente, de esta manera tenemos delimitada y organizada la información y los proyectos de cada cliente.
La tercera unidad organizativa son las carpetas (o folders). El uso de las carpetas será, normalmente, para categorizar los distintos documentos o proyectos de cada cliente.
Por último, encontramos los documentos (notes o documents). Aquí es donde trabajaremos en el día a día. Un documento (antes conocido en Nimbus como nota) es un espacio donde puedes escribir, añadir imágenes, vídeos, audios, tablas, tareas, etc., para plasmar cualquier tipo de información que quieras.
Por otro lado, FuseBase te permite crear portales de cliente. Estos portales son una unidad paralela a las organizaciones, workspaces, carpetas y documentos. Digamos que es como un portal de presentación donde puedes incluir documentos y otros elementos que gestionas desde tu organización de empresa.
Y recuerda que podrás cambiar entre la organization personal y la de empresa.
FuseBase: ¿App de notas o portal de cliente?
Esta es la gran pregunta que muchos usuarios de siempre nos hemos estado haciendo el último año. Como mencioné en la introducción, el rebranding de Nimbus Note a FuseBase llevó consigo un cambio en el focus de la plataforma, que ya venía prácticamente avisando desde mucho tiempo atrás.
Nimbus Note, a lo largo de los años, ha evolucionado tanto que no tiene sentido verla como una simple app de notas, ya que tiene multitud de características que van mucho más allá.
Por ello, aunque las funciones para crear y gestionar notas siguen ahí, el objetivo principal de FuseBase es ser un portal de cliente o, al menos, una plataforma de colaboración, donde equipos y clientes sacan adelante proyectos colaborando tanto en tiempo real como en diferido.
Principales características de FuseBase (antes Nimbus Note)
En esta sección intentaré resumir las principales características de este software, aunque obviamente me dejaré muchas en el tintero porque sería casi imposible plasmarlas todas de manera fidedigna:
Jerarquía y organización
Crea, organiza y gestiona organizaciones, espacios de trabajo, carpetas y notas/documentos.
Crea tantas subcarpetas como necesites.
Organiza tus carpetas y documentos arrastrando (drag-n-drop) los elementos a otras zonas de trabajo.
Documentos (antes llamados notas)
Crea y escribe documentos donde recopilar y representar información de todo tipo.
Usa sus casi 50 tipos de bloques de contenido para dar forma la información de cada documento: encabezados, bulletpoints, checklists, tablas, enlaces, botones, archivos, etc.
Organiza tu información en filas y columnas arrastrando los bloques de información.
Crea tablas y bases de datos lite para categorizar cualquier tipo de información con diferentes valores y atributos.
Utiliza markdown para dar formato a tus textos.
Utiliza Inteligencia Artificial para generar contenido dentro de tus documentos utilizando la información del documento como contexto.
Utiliza plantillas de documentos diseñadas para diferentes tipos de proyecto para acelerar tu trabajo.
Escribe código en bloques de códigos con formatos específicos para cada lenguaje (HTML, JavaScript, CSS, etc.)
Exporta tus documentos en diferentes formatos (PDF, HTML, markdown, etc.)
Importa tu contenido desde aplicaciones como Evernote o Notion.
Multimedia
Almacena todo tipo de archivos multimedia: archivos de texto, vídeos, imágenes, audio, etc.
Enlaza todo tipo de contenido externo e interno (carpetas y documentos) en cualquier parte del documento.
Escanea con tu móvil todo tipo de documentos o imágenes y guárdalos como PDFs o imágenes en tus documentos.
Graba y almacena vídeo y notas de audio directamente en tus documentos.
Incrusta cualquier tipo de contenido externo en tus documentos: Google Sheets, Google Analytics, Miro boards, diseños de Figma, etc.
Transcribe el audio de vídeos subidos a tus documentos.
Extrae texto de tus imágenes y documentos con OCR nativo.
Gestión de proyectos y colaboración
Invita a tus clientes o compañeros de trabajo a ver y colaborar en espacios de trabajo, carpetas o documentos.
Colabora en tiempo real y en diferido con otros miembros del equipo y/o clientes.
Comparte tus documentos con cualquier persona mediante un enlace.
Chatea con tu equipo o tus clientes con el chat interno sin tener que salir de la aplicación.
Crea tareas, asígnaselas a tus compañeros de equipo, añade etiquetas, fecha límite, adjuntos, tiempo estimado, comentarios, etc.
Crea tableros de tareas en Kanban para una mejor organización.
Crea recordatorios y asígnalos a tus documentos para recibir notificaciones por email.
Asigna diferentes roles a cada usuario para definir su nivel de acceso y permisos de edición.
Portales de cliente
Crea portales de cliente donde organizar y compartir toda la información relativa a los proyectos de tus clientes.
Conecta tu propio dominio (cname) a tu organización para dar mejor imagen a tus clientes.
Usa tu propio logo para tu organización y portales de cliente.
Integra aplicaciones externas añadiendo snippets de código a tus portales u organizaciones (chats, widgets, etc.)
Extensiones de Chrome: Nimbus Clipper y Nimbus Capture
Nimbus Clipper:
Guarda artículos y páginas de internet completas con un par de clics.
Guarda las imágenes de una página.
Nimbus Capture:
Haz capturas de una página completa.
Haz capturas de pantalla seleccionando una región de una página web.
Haz anotaciones sobre las capturas de pantalla (flechas, texto, formas, etc.)
Graba vídeos explicativos mientras navegas por internet.
Crea guías paso a paso para tus clientes con texto e ilustraciones que se guardan como un documento.
Y un largo etcétera. De hecho, te recomiendo que eches un vistazo a su knowledge base para hacerte una idea de todas las características que ofrece.
Por qué me encanta tanto Nimbus Note (ahora Fusebase)
Desde que empecé a utilizar Nimbus Note, siempre he sido uno de los mayores fans de esta aplicación. De hecho, hasta he colaborado con ellos escribiendo artículos para su blog.
Y es que, aunque soy un apasionado del software en general, hay ciertas aplicaciones que despiertan algo en mí y encajan perfectamente con mis gustos y/o necesidades.
A continuación te doy algunos de los motivos por los que me encanta FuseBase:
La forma de organización de la información va con mi tipo de mente organizativa. Yo no puedo trabajar en el caos, es decir, necesito poder dividir y categorizar de forma minuciosa la información que voy creando o almacenando. Por ello, poder crear espacios de trabajo, carpetas y subcarpetas es perfecto para mi tipo de mente organizativa.
Su app móvil es perfecta para mi día a día personal. Si te digo la verdad, utilizo FuseBase tanto para uso personal como profesional. Y es que, en mi día a día no profesional, siempre me surge algo que anotar, algún documento que guardar o escanear, etc.
Es una plataforma rápida. Si bien la velocidad era uno de los principales problemas de Nimbus Note, la nueva plataforma creada para FuseBase es mucho más rápida y ágil, prácticamente sin ningún lag de ningún tipo al crear o abrir carpetas y documentos, e incluso cambiar de espacio de trabajo es prácticamente instantáneo.
Evolución y desarrollo constante. Si compruebas el changelog dentro de la propia aplicación, verás que hay actualizaciones regulares. Si bien no todas las actualizaciones son revolucionarias, sí que es importante ver que el equipo sigue trabajando para mejorar la plataforma incorporando nuevas funcionalidades.
Crear documentos y escribir es fácil y rápido. Como probablemente sepas, gran parte de mi trabajo y de mis aficiones consiste en escribir. Y para ello utilizo FuseBase, ya que es muy fácil escribir y formatear la información a mi gusto, y nunca he tenido ningún problema con el editor. Además, como se sincroniza con la app móvil, luego puedo leer o hacer ediciones on the go desde mi iPhone.
Es una plataforma extremadamente versátil. Yo soy una persona versátil, o eso creo, porque soy consultor digital, profesor de inglés, escritor EFL, blogger, traductor (ES/EN), etc. Por ello, para organizar mi trabajo y mi vida en general necesito herramientas versátiles. Y FuseBase es perfecta porque en esta plataforma puedo hacer prácticamente de todo: almacenar mis documentos, escribir posts, transcribir vídeos, crear timelines para proyectos, crear listas de tareas, y un largo etcétera. Y es que simplemente me encanta poder hacer todo esto en una sola plataforma.
Cómo uso FuseBase (Nimbus Note) y qué otros use cases tiene
Ahora que ya sabes cuánto me encanta y por qué, te voy a hablar un poco de cómo uso yo esta aplicación y otros usos que puedes darle tú:
Uso personal
Documentos importantes: Escaneo y guardo facturas importantes, recibos, documentos de garantía, etc.
Datos relevantes: WiFi y contraseñas, IMEIs de teléfonos, códigos PUK etc.
Diarios: Estoy creando un diario con uno de mis hijos, donde subimos audios, videos, fotos y escribimos sobre su día. etc.
Documentos familiares: notas del colegio, informes médicos, analíticas, tarjetas de inspección técnica de vehículos, etc.
Listas de todo tipo: lista de la compra, lista de tareas, listas de películas que quiero ver, libros que quiero leer, etc.
Dónde está: Tengo una carpeta llamada Dónde está, en donde almaceno información sobre objetos que he guardado en algún sitio y que sé que en algún momento me hará falta encontrar y no lo recordaré. Por ejemplo: bombillas, recambios de grifos, cables de la tele, instrucciones del aire acondicionado, etc. Esto es una frikada enorme, pero me ha salvado el culo en muchas ocasiones.
Uso profesional
Estoy usando Nimbus para escribir libros:
Hago research y guardo la información o los recursos en una carpeta usando Nimbus Clipper.
Creo carpetas para diferentes secciones o libros enteros.
Creo notas para escribir capítulos de los libros, usando códigos de colores para ver su estado de un vistazo.
Escribo artículos web completos en Nimbus antes de enviarlos a los clientes o publicarlos online.
Hago lluvias de ideas sobre tareas y flujos de trabajo antes de comenzar un nuevo proyecto.
Creo guías (SOP) y plantillas de texto para redes sociales.
Guardo artículos completos para leer o consultar más tarde.
Creo listas de información relevante para mis webs: dominios (y su información), correos electrónicos, etc.
Escribo SOPs para mí mismo ilustrando procesos que sé que olvidaré más tarde pero que necesitaré hacer de nuevo (por ejemplo: configurar SSL usando Cloudflare).
Guardo y escribo documentación para mis clientes cuando construyo una web, para que siempre podamos volver a comprobar cómo fue configurado.
Creo timelines y roadmaps para mis proyectos con clientes y los comparto con ellos.
Otros usos profesionales
Portal de cliente: Imagina llevar tus portales de clientes a otro nivel con FuseBase. Esta plataforma pone el foco en tres pilares clave: simplicidad, eficiencia y seguridad. Olvídate de código, porque con su interfaz intuitiva, integrar herramientas esenciales es pan comido. Mejoras la colaboración y garantizas la protección de datos sin sudar la gota gorda.
Wikis corporativas: Si estás buscando una solución completa y potente para tus wikis corporativas, FuseBase es tu mejor aliado. Imagina tener todo lo que necesitas: desde la creación de documentos hasta el control de acceso seguro, sin olvidar la disponibilidad sin conexión y las opciones de personalización de marca, todo en un solo lugar. Con FuseBase, no solo tendrás todo cubierto, sino que también estarás optando por uno de los mejores softwares de wiki disponibles actualmente.
Knowledge base: FuseBase es una herramienta diseñada para facilitar el intercambio de conocimientos y la creación de centros de información para equipos, útil también para establecer portales de autoservicio. Con un enfoque similar al de la gestión de notas, puedes crear artículos de base de conocimientos gracias a su editor avanzado y funciones de incrustado.
No todo es perfecto en FuseBase
Obviamente, no todo en FuseBase podía ser perfecto, muy a mi pesar. Aquí te dejo algunas de las cosas que echo de menos en este software y que espero que en algún momento arreglen o desarrollen:
Etiquetas: Si bien en Nimbus Note existían las etiquetas con las que poder aplicar un segundo nivel de categorización a las notas, al lanzar FuseBase, lo hicieron sin esta funcionalidad, y muchos usuarios las echamos de menos.
Modo oscuro: El modo oscuro es como el café (o la cerveza!); una vez que le coges el gusto, es imposible vivir sin él. Pasó igual que con las etiquetas, Nimbus Note tenía modo oscuro, pero FuseBase, de momento, carece de él.
Tabla de contenidos: Volvemos a repetir el mismo patrón; se perdió la tabla de contenidos en los documentos al migrar a FuseBase.
Aplicaciones nativas: Las aplicaciones nativas de Nimbus/FuseBase van, en general, por detrás en términos de desarrollo que la aplicación web. Entonces muchas veces desarrollan una función nueva y muy interesante pero, por desgracia, no la puedes utilizar en la app nativa. Yo por eso la única app nativa que utilizo es la del iPhone. Cuando estoy en el ordenador, siempre utilizo la web app en mi navegador.
Ordenar notas y carpetas: Esto es algo que aún no entiendo. Si bien puedes crear cuantas carpetas y subcarpetas necesites, no se pueden reorganizar. Siempre estarán organizadas alfabéticamente, igual que las notas. Por ello, si quieres mantener el orden en la barra lateral de FuseBase, tienes que nombrar las carpetas y las notas de forma consciente (A., B., etc. o 1., 2., 3., etc.). Es un poco gilipollesco, sí.
Crear y aplicar plantillas propias: FuseBase tiene un centro de plantillas, pero estaría bien que pudieras crear tus propias plantillas y, al crear un documento nuevo, tuvieras la opción de aplicar tu propia plantilla. Ahora mismo, la única opción para hacer algo así, es crear tú un documento y duplicarlo cuando te haga falta. No es el fin del mundo, pero debería ser más intuitivo.
Organización y buscador de archivos en la sección de archivos: Una de las novedades de FuseBase fue una sección que recoge todos los archivos que has subido a la plataforma, sin importar en qué documento están contenidos. Sin embargo, en esta sección no tenemos ni buscador ni forma de organizar los archivos en carpetas. Con lo cual, es bastante inútil una vez que tienes decenas o cientos de archivos como yo.
Breadcrumbs: Los breadcrumbs o migas de pan en los documentos están genial, pues te indican exactamente dónde está el documento. Sin embargo, si accedes a un documento desde la sección de Todos los documentos (All pages), esta miga de pan no aparece, lo cual considero un fallo importante.
Pabbly Connect (webhooks): Está bien que FuseBase se integre con muchas aplicaciones mediante Zapier, pero es que Zapier es una plataforma carísima para cualquier freelancer o pequeña empresa. Por ello, es importante que en algún momento cree una integración con otras opciones como Pabbly Connect (mediante webhooks), Active Pieces o Integrately, entre otros.
Protección con contraseña: La única función que eché de menos al migrar de Evernote a Nimbus Note fue la protección con contraseña. En Evernote puedes proteger una nota o una sección de una nota con contraseña, y estaría genial tenerlo en FuseBase también.
URLs, imagen destacada, meta titles y meta descriptions: La posibilidad de compartir documentos mediante un enlace está fenomenal, pero el enlace es más feo que un frigorífico por detrás, así estaría de maravilla poder editar la URL para que sea más limpia y, además, poder añadirle un meta title, una meta description y una imagen destacada.
Estas son algunas de las cosas que me sacan de quicio de FuseBase. Y a pesar de ello, sigue siendo mi aplicación favorita, aunque no espero que para todo el mundo lo sea también.
Precio de FuseBase/Nimbus: Diferencia entre el plan gratuito y los planes de pago
FuseBase, a día de hoy, ofrece 4 planes diferentes:
Free (gratuito)
Standard: $3,6/mes/usuario
Plus: $4,8/mes/usuario
Premium: $12/mes/usuario
Esos precios son los más bajos posibles, pagando anualmente. Y a continuación tienes un breakdown de lo más relevante de cada plan, positivo o negativo:
Free: Con el plan gratuito puedes familiarizarte con la plataforma, pero no es suficiente para trabajar.
Limitado a 500 bloques de contenido y únicamente 30 páginas.
1 portal de cliente que puedes utilizar únicamente de forma interna.
1 espacio de trabajo
5GB de almacenamiento.
20 créditos (prompts) para probar la IA de FuseBase.
Standard: El plan Standard es lo que yo llamaría plan Personal, porque con él ya puedes hacer buen uso de la aplicación para proyectos pequeños y cualquier tipo de uso personal que quieras darle.
Bloques y páginas ilimitadas
1 portal de cliente publicable, es decir, que ya puedes utilizarlo con clientes y no solamente de forma interna.
1 espacio de trabajo
10GB por usuario
OCR (optical character recognition)
Plus: Este plan ya es perfecto para la mayoría de usos profesionales, ya que incluye todo lo del plan Standard y además:
3 miembros de equipo
5 portales publicables
5 espacios de trabajo
50GB de almacenamiento (más 15GB por cada miembro extra que añadas)
OCR (optical character recognition)
Historial de versiones (¡Importantísimo!)
3 miembros invitados por cada miembro de equipo
20 clientes
Time tracking
Gestión de permisos internos
Premium: Este es el plan perfecto para empresas más grandes y con mayores necesidades. Incluye todo lo del plan Plus, con límites superiores, y otras características:
3 miembros de equipo
14 portales de cliente publicables
15 espacios de trabajo
100GB de almacenamiento (más 20GB por cada miembro extra)
Uso de IA ilimitado
OCR
Historial de versiones
3 miembros invitados por cada miembro de equipo
Clientes ilimitados
Time tracking
Gestión de permisos internos
Gestión de permisos externos
Marca blanca
Multiportales
Acceso prioritario al soporte
¿Merece la pena suscribirse a FuseBase?
Para mí, sin duda. Pagar hasta $12 por usuario al mes es una ganga con todo lo que ofrece este software. Pero obviamente depende de las prioridades y las necesidades de cada uno.
Si eres un solopreneur, probablemente tengas suficiente con una suscripción de $3,6/mes ($43,20/año). Es una cantidad mínima que te ofrece un montonazo de características y funcionalidades.
Y si aún tienes dudas, ¿por qué no te registras en el plan gratuito para ver si FuseBase es para ti o no?
Conclusión
Después de esta extensa reseña en la que te he presentado de forma detallada el universo de FuseBase (anteriormente conocido como Nimbus Note), espero tengas una idea clara de esta herramienta tan versátil.
Con todas las funcionalidades que te he desglosado –desde la gestión avanzada de documentos y la colaboración en tiempo real hasta los portales de cliente y las aplicaciones nativas– ya debe saber que FuseBase se posiciona como mucho más que una simple app de notas. Estamos hablando de auténtico hub centralizado para solopreneurs, pymes y, por qué no, incluso para uso personal.
Sí, tiene sus fallos y áreas de mejora (etiquetas y modo oscuro, por ejemplo), pero, sinceramente, el conjunto de características y el potencial que ofrece FuseBase hacen que valga cada centavo de su precio.
Es un software en evolución constante, y su creciente lista de funcionalidades no hace más que reafirmar su comprometido desarrollo.
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